Poprawny dokument to taki, w którym:

• formatujemy tekst zgodnie z zasadami
• • Dzielimy tekst na akapity.
  • Akapit zaczynamy od naciśnięcia Tab dodaje to tzw. "wcięcie akapitu", kończymy naciskając ENTER
  • W tekście nie naciskamy wielokrotne spacji.
    Klawisza tego używamy jedynie oddzielenia od siebie dwóch wyrazów, a nie do wyrównywania tekstu.
  • Tekstu nie wyrównujemy również naciskając kilkakrotnie klawisza tabulacji.
  • Znaki interpunkcyjne: kropka, przecinek, dwukropek, średnik, wykrzyknik stawiamy zawsze za wyrazem poprzedzającym, po znaku wstawiamy spację.
  • Używając nawiasów pamiętaj, żeby nawias otwierający stawiać zawsze po spacji. Następnie należy wpisać wyraz bez robienia odstępu. Zamykając nawias zastosuj zasadę dotyczącą znaków interpunkcyjnych.
    Wskazówka ta dotyczy również używania cudzysłowu.
  • Jeśli w tekście znajduje się myślnik, przed i za stawiamy spację.
    Inną funkcję pełni łącznik np. CD-ROM, tu nie wstawiamy spacji.
  • Spójników, takich jak: i, w, z, do, od, na nie pozostawiamy na końcu wiersza.
    Pozbycie się sierot w dokumencie jest możliwe poprzez wstawienie twardej (niełamliwej) spacji pomiędzy spójnikiem i wyrazem występującym po nim.
    W Microsoft Word wstawienie jej następuje poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+spacja
    W kodzie HTML taki odstęp wprowadza się poprzez:  
  • Nie dzielimy między wierszami:
    • Imion i nazwisk - "twarda spacja"
    • Dat. W zapisie 10 maja 2025 - "twarda spacja"
    • Form z łącznikiem np. CD-ROM, dat w zapisie 2025-05-09. Łącznik wprowadzamy kombinacją klawiszy: Ctrl+Shift+-
      W kodzie HTML stosujemy: ‐
  • Nie pozwól, aby na stronie znajdowała się tylko jedna linia.
  • Tytułów nie kończ kropką.
  • Liczebniki występujące w tekście pisz słownie: cztery koła, pięciu uczniów, druga klasa itp.
  • Stosuj jedynie skróty ogólnie przyjęte i nie budzące wątpliwości.
    Do takich między innymi należą: br. (bieżącego roku), cd. (ciąg dalszy), ds. (do spraw), itd. (i tak dalej), itp. (i tym podobne), jw. (jak wyżej), m.in.(między innymi), np. (na przykład), pt. (pod tytułem), tj. (to jest), tzn. (to znaczy), tzw. (tak zwane),
    nr (numer) - po tym skrócie nigdy nie stawiamy kropki.
    Ale już nie wg (według).
  • Nie nadużywaj wielkich liter.
    Wielkimi literami piszemy pełne nazwy własne urzędów, instytucji, organizacji.
    Jednak jeżeli nazwy te występują jako wyrazy pospolite, piszemy je małą literą.
    Małą litera piszemy również tytuły naukowe i zawodowe (np.: inżynier, doktor, profesor) oraz nazwy godności czy stanowisk, np.: minister, dyrektor, burmistrz, kurator.
  • Jeśli musimy zakończyć linię stosujemy tzw. "złamanie wiersza" lub "miękki enter" naciskając Shift+ENTER
  • Nową stronę w dokumencie wstawiamy naciskając: Ctrl+ENTER
  • W dokumentach stosujemy justowanie tekstu, czyli wyrównanie do lewego i prawego marginesu.

• stosujemy poprawną interlinię...

• Interlinia - odstęp pomiędzy wierszami.

  Stosuj odstępy o szerkości 1,5 wiersza, aby pisany materiał był przejrzysty i klarowny. Ustawienie interlinii w dokumencie programu Word odbywa się poprzez przejście do karty Narzędzia główne, w sekcji Akapit i kliknięcie przycisku Interlinia, gdzie można wybrać kilka dostępnych opcji narzędzia.
  Włączenie bardziej zaawansowanych wariatnów jest możliwe poprzez skorzystanie z Opcje interlinii...

  

• dobieramy poprawny rozmiar i styl czcionki...

• Stosuj czcionkę nie mniejszą niż 12 punktów - jednak pamiętaj, by była proporcjonalna do rozmiaru dokumentu.
  Dla formatu A4 najbardziej optymalna jest wielkość 12.
  Dla tytuł lub akapitu, rozdziału stosujemy styl nagłówna pierwszego stopnia.

  Pisząc długi tekst korzystaj z czcionek szeryfowych np. Times New Roman.
  W dokumentach firmowych można korzystać z czcionek bezszeryfowych takich jak: Arial, Verdana, Calibri.

• przestrzegamy zasad interpunkcyjnych i ortograficznych...

• Pisz poprawną polszczyzną - nic nie razi bardziej w dokumentach oficjalnych niż błędy stylistyczne i ortograficzne.
  W trakcie pisania edytor sprawdza pisownię podkreślając błędnie wpisane słowa.
  Dodatkowo ortografię i składnię można sprawdzić w dowolnym momencie naciskają klawisz F7